Varstvo osebnih podatkov
Osebne podatke uporabljamo za odgovor, pripravo ponudbe, izvedbo naročila, izdajo računa, podporo in izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Obseg zbiranja omejimo na podatke, ki so za ta namen potrebni.
Odgovornost je del izvedbe, ne dodatek na koncu.
Podjetje dela z osebnimi podatki, poslovnimi informacijami, digitalnimi datotekami in fizičnim gradivom. Način ravnanja se zato prilagodi tveganju ter dogovorjenemu namenu.
Ravnanje z izvirniki in datotekami
Pri digitalizaciji se način prevzema, označevanja, zajema, začasne hrambe in vračila prilagodi vrsti ter količini gradiva. Izvirnik ostane naročnikov predmet.
Poslovne in zasebne vsebine
Vsebino datotek, posnetkov, dokumentov in projektne komunikacije uporabljamo le za dogovorjeno izvedbo. Pri zahtevnejših poslovnih projektih je mogoč poseben dogovor o zaupnosti ali obdelavi podatkov.
Dostopi, prenosi in kopije
Uporabljamo omejevanje dostopov, nadzorovane prenose, ločena delovna okolja in varnostne kopije, kadar jih zahteva narava sistema. Ukrepi se določijo glede na vpliv in tveganje.
Dogovorjene kontrolne točke
Pri projektu se opredelijo vhodni podatki, pričakovani rezultat, ključne omejitve in način predaje. Kjer je smiselno, se pred serijo ali zaključkom potrdi vzorec oziroma vmesni rezultat.
Brez neresničnih obljub
Kakovost digitalizacije je omejena z izvirnikom, izvedljivost izdelka z materialom in postopkom, zanesljivost sistema pa z dogovorjenim obsegom vzdrževanja. Omejitve pojasnimo pred izvedbo.
Poslovni standard
Jasno, preverljivo in sorazmerno.
Majhna ekipa ne pomeni manj odgovornosti. Pomeni krajšo pot med osebo, ki sprejme dogovor, in osebo, ki sprejme tehnično odločitev.
Jasen obseg
Kaj je vključeno, kaj ni in kateri podatki so potrebni za začetek.
Prava metoda
Postopek in oprema glede na predmet, gradivo ali poslovni cilj.
Kontrola
Vmesno preverjanje tam, kjer napaka vpliva na celotno serijo ali arhiv.
Urejena predaja
Dogovorjena oblika rezultata, pojasnjene omejitve in zaključena komunikacija.